Checkliste Tagungsraum

Was will ein Veranstaltungsplaner über einen Tagungs- oder Konferenzraum wissen? Eine sorgfältige Planung sorgt für eine einwandfreie Durchführung der Veranstaltung und ist eine Chance auf viele Multiplikatoren, denn auch jeder Tagungsteilnehmer kann Ihrem Tagungshotel, Eventlocation oder Kongresshalle morgen neue Gäste bringen!

Und mit einem zufriedenen Tagungsplaner Sie können einen Stammkunden für weitere Veranstaltungen gewinnen, das reduziert Ihre Akquisitionskosten und steigert die Erlöse.

Geben Sie dem Eventplaner Zeit den vereinbarten Aufbau, Ablauf und Funktionen vor Veranstaltungsbeginn zu prüfen und testen Sie selbst vor Tagungsbeginn nachfolgende Punkte, insbesondere die Technik! Nichts ist schlimmer als das Versagen von Ton, Licht oder Beamern!

Die nachfolgenden Punkte sollten auch als Inhalte in Ihrem Angebot für den Veranstaltungsplaner oder Eventplaner nicht fehlen!

 Sitzplan und Set-Up im Tagungsraum

Welcher Bestuhlungsplan passt zum Tagungsraum und dem Format der Veranstaltung? Gibt es alternative Bestuhlungsformen, wie Sessel, Hocker, Bälle etc. Wie viel qm planen Sie pro Teilnehmer für das jeweilige Veranstaltungsformat? Sind bei Veranstaltungsbeginn weitere Stühle in Reichweite?

 Anforderung an Tagungsräume für Meetings

Sind die Räume flexibel – teilbare Wände? Bieten die Räume ausreichend Schallschutz?

Ist die Raumtemperatur (Klima, Heizung) individuell regelbar und wird sie dem Tagungsleiter vor Beginn der Veranstaltung erklärt?

Bietet der Konferenzraum Tageslicht und ist er verdunkelbar? Ist das Licht im Seminarraum individuell regelbar und können Spots auf das Podium gesetzt werden? Gibt es integrierte Scheinwerfer, Licht-Spezialeffekte? Wo sind die Lichtschalter im Tagungsraum angebracht?

Gibt es verschiedene Größen und Arten von Gruppenräumen, Räume für Interaktionen oder Rückzugsmöglichkeiten wie Sitz-Ecken? Wie sind diese Räume zu erreichen?

Wo sind die Fluchtwege?

Gibt es einen Zugang für Rollstühle und passende Tische?

 Konferenz-Technik ist wichtig

Welche Konferenztechnik wird angeboten und was ist im Raum integriert? Ist die Technik State of the Art? Findet vor Veranstaltungsbeginn eine Einweisung in die Funktionen der Technik von einem versierten Mitarbeiter statt?

Wie ist das W-Lan ausgelegt, können auch 300 Personen gleichzeitig im Netz aktiv sein? Wo sind Steckdosen für Laptops, Ladestationen für Smartphones? Werden Stolperfallen wie diverse Verlängerungskabel vermieden?

Was beinhaltet der Moderatorenkoffer? Gibt es einen Telefonanschluss? Wie ist die Audio-Ausstattung, welche Mikrofone werden angeboten?

 Dekoration, Präsentation für die Tagung

Wo und in welcher Form wird eine Ausschilderung der Veranstaltung angebracht und gibt es weitere Branding-Möglichkeiten für die Unternehmen? Werden Pflanzen oder Blumenschmuck oder alternative Deko-Elemente gewünscht?

Stifte, Papier und Blöcke – was wird angeboten, umweltfreundlich und nachhaltig?

 Kaffeepausen während der Veranstaltung

Wo werden die Kaffeepausen während des Meetings eingenommen, ist vor dem Tagungsraum Platz für Interaktionen und Gespräche der Teilnehmer und unterstützt die Ausstattung des Raumes dies? Gibt es einen direkten Zugang ins Freie für frischen Sauerstoff?

Ist das Angebot der Kaffeepause hinsichtlich der Speisen kreativ, unterstützt die vitale Aktivität und berücksichtigt Allergiker und Vegetarier? Verzichten Sie auf die üblichen Convenience Food Teilchen – im Sinne von lieber Qualität als Quantität? Bieten Sie von der aktiven Pause zur entspannten Pause ein Programm – z.B. 10 Min. Holzhacken, Lockerungsübungen…

Verzichten Sie im Sinne der Nachhaltigkeit auf Konferenzfläschchen und bieten Getränke in großen Mehrwegflaschen und lokales Wasser in Karaffen an? Setzen Sie regionale Getränke und Speisen in den Fokus und zeigen dies?